Virkatodistus

Aluekeskusrekisterin laatima virkatodistus on asiakirja, jolla luovutetaan tietyn henkilön tietoja Suomen evankelis-luterilaisen kirkon jäsenyyden ajalta. Tiedot perustuvat kirkonkirjoissa oleviin tietoihin. Virkatodistuksen antaminen edellyttää hyväksyttyä käyttötarkoitusta, esim. perunkirjoitus. Virkatodistuksen tietosisältö on sidottu sen käyttötarkoitukseen.

Virkatodistukset, sukuselvitykset ja sukututkimukset ovat maksullisia. Palveluiden hinnat löytyvät hinnastosta.

Tietoa virkatodistuksista ja sukuselvityksistä

Elossaolotodistus
Sukuselvitysmuotoinen virkatodistus
Muistilista
Virkatodistuksen tilaaminen
Muualta tilattavia virkatodistuksia
Usein kysytyt kysymykset


Virkatodistuksia on kahden tyyppisiä. Henkilökohtaiset tiedot sisältävä virkatodistus eli ns. elossaolotodistus ja sukuselvitysmuotoinen virkatodistus, joka on tietosisällöltään laaja.

Elossaolotodistus

Elossaolotodistukseen merkitään henkilön perustiedot. Käyttötarkoituksen mukaan todistukselle voidaan lisätä tiedot aviopuolisosta, lapsista ja/tai vanhemmista. Rintaperilliset, jotka kuuluvat ev.lut. seurakuntaan, eivät tarvitse itsestään elossaolotodistusta perunkirjoitusta varten, sillä heidän tietonsa sisältyvät vanhemman sukuselvitykseen.

Muiden kuin ev.-lut. kirkon jäsenten on tilattava elossaolotodistus omalta rekisterinpitäjältään, esim. Digi- ja väestötietovirastosta tai ortodoksisen kirkon keskusrekisteristä.

Virkatodistus ulkomaan viranomaisia varten on mahdollista saada todistuksena, johon sisältyy kotimaisten kielten (suomi ja ruotsi) lisäksi englannin, saksan ja ranskan kieli.

Sukuselvitysmuotoinen virkatodistus

Sukuselvitys tarkoittaa kokonaisuutta, joka sisältää kaikki käyttötarkoituksen edellyttämät virkatodistukset. Yleisimmin hankitaan perunkirjoitusta varten laadittu sukuselvitys, jonka avulla saadaan selville kuolinpesän osakkaat ja perilliset.

Sukuselvitystä tarvitaan yleisimmin perunkirjoitusta varten ja muuhun kuolinpesän asioiden hoitoon (mm. asunto- ja kiinteistökaupat, vuokrasopimuksen päättäminen ja lainhuuto sekä perinnöstä luopuminen). Sukuselvitys sisältää käyttötarkoituksen edellyttämät tiedot henkilön elämän ajalta 15-vuotiaasta alkaen, kuten perustiedot, ev.lut. seurakuntien jäsenyysajat sekä avioliitto- ja lapsitiedot. Jos henkilöllä ei ole aviopuolisoa eikä lapsia, laaditaan erilliset virkatodistukset vanhemmista ja sisaruksista alkaen.

Sukuselvitys on eri asia kuin sukututkimusLinkki avautuu uudessa välilehdessä.

Muistilista

Valmistaudu kertomaan nämä tiedot tilauksen yhteydessä:

  • Sukuselvityksen kohteena olevan henkilön nimi ja henkilötunnus
  • Kuolinpäivä (jos henkilö on kuollut)
  • Käyttötarkoitus (esim. perunkirjoitusta, pankkia, perinnöstä luopumista varten)
  • Jos käyttötarkoituksena on perunkirjoitus, kenen perunkirjoituksesta on kyse
  • Tarvitaanko mahdollisesta aiemmin kuolleesta puolisosta oma todistus 15-vuotiaasta lähtien vai riittääkö hänen tietojensa todistaminen pelkästään avioliiton ajalta
  • Omat yhteystietosi
  • Laskutustiedot

Todistuksen voi tilata, vaikka kuolinpäivä ei vielä näkyisikään väestötietojärjestelmässä. Todistusta emme voi kuitenkaan laatia aluekeskusrekisterimme jäsenseurakunnassa kuolleesta henkilöstä ennen kuin kuolinpäivä näkyy.

Lahden aluekeskusrekisteriin kuuluvat seurakunnat on listattu täälläLinkki avautuu uudessa välilehdessä.

kuvituskuva

Virkatodistuksen tilaaminen

  • Virkatodistukset ja sukuselvitykset tilataan ensisijaisesti tilaavirkatodistus.fi-palvelusta.
    Palvelun käyttäminen edellyttää vahvaa tunnistautumista. Yritys-/yhteisökäyttäjät tarvitsevat palvelun käyttämiseen organisaatioltaan valtuutuksen, joka tehdään suomi.fi-palvelussa.
     
  • Virkatodistustilauksen voit tehdä myös puhelimitse Lahden aluekeskusrekisterin puhelinpalvelun kautta
    ma-pe klo 9–12 numerosta 044 7194 612.

Sukuselvitysmuotoinen virkatodistus toimitetaan noin 2–3 viikon kuluttua tilauksesta.
Elossaolotodistus toimitetaan 1–2 arkipäivän aikana.

Valmiit todistukset lähetetään kirjeitse tai turvasähköpostilla. Mikäli toimitustavaksi on valittu postitus, edellä mainittuihin toimitusaikoihin on lisättävä postin toimitusajat.

Turvasähköpostin avaaminen on laitekohtaista. Viestin lukemista on rajoitettu turvallisuussyistä ja se on luettavissa korkeintaan 30 päivän ajan. Asiakirjat kannattaa tulostaa tai tallentaa heti avaamisen jälkeen. Määrittele PIN-koodi, jos haluat lukea viestin toiselta laitteelta myöhemmin. PIN-koodin määrittelet "Kirjaudu ulos" -välilehdellä.

Jotta perunkirjoituksen tekeminen ei tarpeettomasti viivästyisi, vainajan omaisten kannattaa tilata sukuselvitys jo ennen hautajaisia. Verohallinnosta voi tarvittaessa pyytää lisäaikaa perunkirjoituksen toimittamiselle.

Tilauksen peruuttaminen ilman kustannuksia on mahdollista siihen saakka, kunnes tilaus on otettu käsittelyyn. Kun pyydettyjen tietojen kerääminen on aloitettu, ei tehtyä toimeksiantoa voi enää peruuttaa ilman maksuvelvoitteen syntymistä.

Turvakiellon alaisen henkilön asumis- ja osoitetietojen luovutusta rajoittaa lain väestötietojärjestelmästä ja Digi- ja väestötietoviraston varmennepalveluista (661/2009) 36 § ja 37 § mukainen turvakielto. Mikäli henkilöllä on turvakielto ja luovutetut tiedot ovat salassapidettäviä, siitä on merkintä todistuksella.
 

Muualta tilattavia virkatodistuksia

Mikäli henkilö ei ole kuulunut evankelis-luterilaiseen kirkkoon, todistus tilataan tarvittavilta ajoilta hänen asianomaiselta rekisterinpitäjältään.

  • Väestörekisteriin kuuluvasta henkilöstä todistus tilataan Digi-ja väestötietovirastosta (DVV).
     
  • Ortodoksiseen kirkkoon kuuluvasta henkilöstä todistus tilataan ortodoksisen kirkon keskusrekisteristä Kuopiosta.
     
  • Luovutettujen alueiden lakkautettujen seurakuntien jäsenyysajalta todistukset tilataan Kansallisarkistosta (Yhteystiedot | Kansallisarkisto).
     
  • Ulkomailla asuvasta/asuneesta henkilöstä todistus tilataan kyseisen maan rekisteriviranomaiselta. Ulkomaille suuntautuvissa virkatodistuspyynnöissä voi kääntyä Suomi ulkomailla –palveluun (finlandabroad.fi) ja etsiä tietoja maakohtaisesti (Matkustaminen ja palvelut – Perhe ja kansalaisuus – Virkatodistus- ja osoitetiedustelut).
     

Usein kysytyt kysymykset
 

Tarvitsenko päähenkilön sukuselvitysmuotoisen virkatodistuksen lisäksi itsestäni erillisen elossaolotodistuksen?
Et tarvitse, jos elossaolo-tietosi ilmenee päähenkilön tuoreesta sukuselvitysmuotoisesta virkatodistuksesta.

Voiko perunkirjoitusta varten tilattua sukuselvitystä käyttää muihin käyttötarkoituksiin?
Voit käyttää sukuselvitystä myös muissa kuolinpesän asioiden hoitoon liittyvissä tilanteissa, kuten esimerkiksi pankissa (pankki ottaa perunkirjoitusta varten laaditusta todistuksesta kopion).

Voinko käyttää aiemmin hankittua sukuselvitystä?
Aiemmin hankittuja sukuselvityksiä voidaan käyttää soveltuvin osin myös muissa perunkirjoituksissa myöhemmin, jos ei ole esimerkiksi tarvetta todistaa todistuksessa mainittujen henkilöiden nykyistä tilannetta, kuten esimerkiksi elossaolo-tietoa.

Kuka laatii perukirjan?
Perukirjoja laativat esimerkiksi hautaustoimistot, pankit, lakitoimistot ja oikeusaputoimistot.
Ne myös kokoavat puolestasi perunkirjoituksessa tarvittavat asiakirjat vainajan varoista ja veloista.
Jos teet perukirjan itse, sinun täytyy huolehtia siitä, että käytössäsi on kaikki asiakirjat. Voit käyttää apunasi malleja, joita on saatavilla verkosta ja kirjakaupoista.

Mikä on perunkirjoitus?
Perunkirjoitus on eri dokumenteista (mm sukuselvityksistä) koottu selvitys kuolinpesän perillisistä ja testamentinsaajista sekä varoista ja veloista. Perunkirjoitus tulee tehdä kolmen kuukauden sisällä kuolinpäivästä.

Mitä jos perunkirjoituksen valmistuminen viivästyy?
Lisää aikaa perunkirjoituksen tekemiseen voi hakea verottajalta. Lue lisää lisäajan hakemisesta Vero.fi

Mikä on kuolinpesä?
Kuolinpesä on vainajalta jäävää omaisuutta ja velkoja. Pesän osakkaat ”omistavat kuolinpesän” yhdessä perinnönjakoon saakka.

Mikä on perinnönjako?
Perinnönjaossa sovitaan, mitä kukin osakas saa itselleen edesmenneen jäämistöomaisuudesta. Perinnönjaolle ei ole olemassa määräaikaa. Kuolinpesän osakkaat saavat vapaasti sopia, mitä omaisuutta kukin saa.
Tätä sopimusta kutsutaan perinnönjakosopimukseksi, ja se on suositeltavaa tehdä kirjallisesti.
Jos pesän osakkaana on alaikäinen tai täysi-ikäinen, jolle on määrätty edunvalvoja, perinnönjakosopimukseen tarvitaan lupa Digi- ja Väestötietovirastosta.

Mitä jos vainaja on varaton?
Perunkirjoituksen järjestäminen ja siitä johtuvat kulut sekä vastuu ovat omaisilla. Lakiin ei ole valitettavasti annettu helpotuksia varattoman vainajan kuoleman jälkeen tapahtuvaan pesänselvitykseen.

Pesänselvitysvelkaa ovat PK 18 luvun 5 §:n mukaan mm. perunkirjoituskustannukset sekä pesän hoidosta, hallinnosta ja selvityksestä johtuvat tarpeelliset kustannukset. Virkatodistusmaksut kuuluvat näihin kustannuksiin.

Lain mukaan vainajan kuoleman jälkeen syntynyt pesänselvitysvelka maksetaan ensisijaisesti vainajan varoista, mutta jos vainajalta ei jäänyt varoja, on vastuu kustannuksista perintökaaren 21 luvun 4 §:n mukaan osakkailla. Muut pesän velat maksetaan vasta vainajan velkojen jälkeen. Pesänselvitysvelka siis on etusijalla muihin kuolinpesän/vainajan velkoihin nähden.

Varattoman pesän pesänselvityksiä voi hoitaa oikeusaputoimisto, jolla on oikeus saada virkatodistukset/sukuselvitykset maksuttomina.
 

Lue lisää perintökaaresta perunkirjoitusta varten Finlex.fi
Lue lisää perunkirjoituksesta Vero.fi

Läheisen kuolema -opas Linkki avautuu uudessa välilehdessä(Suomi.fi) ohjaa ihmisiä eteenpäin käytännön asioiden hoitamisessa askel kerrallaan. Oppaan sisällön tuottamiseen on osallistunut laaja joukko viranomaisia, järjestöjä ja muita toimijoita.